Herramientas de Apoyo para la Gestión de Proyectos

En este punto se proponen múltiples herramientas para la asignación adecuada de recursos y la organización pertinente de actividades y responsabilidades de las diferentes personas que intervienen en el desarrollo del proyecto. Algunas de las herramientas fundamentales de un proyecto son:

Imagen tomada de gruppoit

Procedimientos: Relacionados con los métodos de trabajo o ejecución, representados por flujogramas. Indican la forma como fluye la información y se relacionan los recursos entre las diferentes personas, equipos y subprocesos que conforman el proyecto.

Presupuestos: Relacionados con el dinero; ingresos y gastos que se generan con el proyecto. En este punto es fundamental prever los flujos de efectivo que se generarán en el tiempo, garantizando la eficiencia administrativa.

Programaciones: Relacionados con el tiempo; correlación entre tiempo y actividades (agendas). Representados por cronogramas.

Reglamentos: Relacionados con el comportamiento de las personas; cómo deben comportarse en determinadas situaciones.

Sin embargo, a continuación se desarrollarán con más detalle dos herramientas útiles para la gestión de proyectos.

1. Diagrama Causa-Efecto

El diagrama de Causa – Efecto es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. En el proceso de planeación se convierte en una gran herramienta para prever todas las posibles situaciones que podrían generar un problema significativo y tomar medidas preventivas adecuadas. También se puede utilizar para identificar las principales causas de una situación exitosa.

A menudo, dentro de un equipo de trabajo cada miembro tiene una percepción diferente sobre las causas de un problema, este método pretende lograr cierto consenso donde todos los miembros del equipo logren visualizar el problema de una forma más objetiva.

Los pasos para desarrollarlo son los siguientes:

1.1. Identificar el problema: El problema es algo que se quiere mejorar o controlar, deberá ser específico y concreto. Una vez identificado se debe escribir en una frase en la parte derecha del papel (formando la cabeza del pescado). Para ilustrarlo se tomará un ejemplo muy doméstico: La preparación de una torta; identificando como problema a evitar: “La torta se quemó en el horno”.

1.2. Dibujar y marcar las espinas principales: Cada espina representa una categoría de causas. Estas categorías pueden ser diferentes y flexibles para cada problema, lo importante es que agrupen las causas de naturaleza similar. Para el ejemplo se consideran las categorías: Personas, Equipo, Métodos, Materiales y Medio.

1.3. Identificar causas: Se realiza una lluvia de ideas en equipo donde se registren todas las causas probables que puedan causar el problema y se clasifican en cada categoría. Se puede profundizar aún más identificando las causas secundarias (causas de las causas).

1.4. Seleccionar causas más probables: Es probable que en la lluvia de ideas hayan surgido muchas causas que no necesariamente se relacionan muy de cerca con el problema. Se deben ir eliminando hasta dejar las causas más probables y sus causas secundarias y se ubican en el diagrama como espinas anexas que parten de las primeras.

Con este diagrama final, donde todas las personas implicadas en el proceso estén familiarizadas con él se logrará que el proyecto esté menos propenso a vivir el problema analizado y se enfocarán los esfuerzos a controlar las causas más significativas de dicho problema:

Ejemplo:

Para ampliar el tema sobre el diagrama causa -efecto puede hacer click aquí

2. Diagrama de GANTT

El Plan de actividades permite desglosar un proyecto en metas, actividades y tareas para hacerlo más manejable.

Inicialmente, se convierte cada objetivo en una meta. Las Metas son logros concretos que servirán como indicadores de que las estrategias se han llevado a cabo correctamente. Cuando se formula una meta, se debe tener en cuenta que informe sobre un tiempo, una cantidad y una característica del logro. De esta manera, los objetivos se hacen más concretos y las estrategias se hacen más claras para el equipo.

Luego, se determinan las actividades que permiten lograr cada meta con sus respectivas tareas, persona responsable, grupo de apoyo, fechas, recursos necesarios y costos de cada una, y se indica quién supervisa para que todo se cumpla como está estipulado.

El siguiente ejemplo puede dar una idea para la formación de una estrategia de planeación:

Meta 1: Antes del 30 de Mayo se han capacitado 8 miembros del equipo de trabajo, en las áreas de toma de decisiones, comunicación efectiva y negociación.

Para una visualización más general del desarrollo del proyecto en el tiempo, se utiliza el diagrama de Gantt, que incluye todas las actividades y tareas, y marca el tiempo durante el cual se realizan:

Para ampliar la información sobre el diagrama de GANTT puede hacer click aquí
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Actividad para estudiantes de Procesos Educativos Corporativos - Programa de Comunicación y Relaciones Corporativas - Universidad de Medellín

Lea el siguiente caso y cree un diagrama de GANTT

El equipo administrativo de una empresa importadora de muñecas acaba de enterarse que su principal proveedor ha decidido comercializar directamente su producto en el país, abriendo sus propios puntos de venta.

Con esta situación es posible que la empresa pierda su prestigiosa posición de liderazgo y su viabilidad económica se vería gravemente afectada. Entre las estrategias planteadas, una muy importante fue fortalecer las competencias del equipo de ventas, a través de un programa educativo.

El responsable de planear y ejecutar dicho proceso educativo fue usted, así que envió por correo electrónico el diagrama de GANTT.